Кадровые документы

Каждое предприятие, независимо от его размера и формы собственности, сталкивается с необходимостью вести кадровую документацию. Этот процесс охватывает множество документов, регулирующих трудовые отношения, порядок работы и другие аспекты взаимодействия работодателя и работников. Корректное оформление кадровых документов - это не только залог соблюдения законодательства, но и основа для успешного функционирования предприятия в целом. В данной статье рассмотрим ключевые аспекты ведения кадровой документации и объясним, почему юридическая поддержка в этой области является важной и выгодной для бизнеса.

Важность ведения кадровой документации

Кадровые документы представляют собой правовую основу трудовых отношений в организации. Отношения между работодателем и работником, определяют права и обязанности сторон, устанавливают порядок оплаты труда, график отпусков, правила внутреннего трудового распорядка и многое другое. Основные кадровые документы, которые должны быть в каждой организации, включают:

1. Штатное расписание. Этот документ определяет структуру и численность работников на предприятии. Штатное расписание составляется ежегодно и обновляется при необходимости. Например, когда на предприятии добавляется или сокращается штатная единица, вносятся соответствующие изменения. Это важный документ, который отражает текущую организационную структуру и является основой для планирования кадровой политики предприятия.
2. Положение об оплате труда. Этот документ устанавливает правила оплаты труда и премирования на предприятии.Положение об оплате труда является важным элементом внутреннего регулирования и может служить официальным доказательством при судебных разбирательствах, если работник подает иск против работодателя. Важно,чтобы этот документ был составлен с учетом всех требований трудового законодательства и соответствовал реальным условиям труда на предприятии.
3. Правила внутреннего трудового распорядка. Этот документ регламентирует порядок работы на предприятии, включая график работы, правила поведения, порядок применения дисциплинарных взысканий и другие аспекты внутреннего распорядка. Он составляется при приеме на работу нового сотрудника и должен быть подписан    им после ознакомления. Срок действия такого документа — один год, после чего он обновляется.
4. Трудовой договор. Это основной документ, который регулирует правовые отношения между работодателем и работником. Трудовой договор заключается при приеме на работу и хранится в отделе кадров предприятия на протяжении 75 лет. Этот документ детально описывает условия работы, права и обязанности сторон, порядок оплаты труда и другие важные аспекты трудовых отношений.
5. График отпусков. График отпусков составляется в конце каждого года и должен быть утвержден не позднее, чем за две недели до начала нового года. Этот документ отражает порядок предоставления отпусков всем работникам предприятия и помогает планировать кадровые ресурсы на предстоящий год.
6. Договор о полной материальной ответственности. Такой договор составляется с работниками, которые несут материальную ответственность на предприятии. Срок хранения этой документации составляет пять лет. Данный документ регулирует вопросы материальной ответственности и защищает работодателя в случае нанесения ущерба имуществу предприятия.
7. Должностные инструкции. Этот документ включает подробное описание прав, обязанностей и ответственности каждого сотрудника. Инструкции разрабатываются начальниками структурных подразделений и утверждаются директором предприятия. Они помогают четко определить функционал каждого работника и предотвратитьвозникновениеконфликтов и недоразумений на рабочем месте.

Кроме перечисленных документов, существует и специфическая кадровая документация, зависящая от особенностей деятельности конкретного предприятия. Например, в некоторых организациях могут быть разработаны положения о командировках, обучении сотрудников, охране труда и другие внутренние нормативные акты.

Задачи кадровой службы

Кадровая служба на предприятии выполняет множество функций, направленных на эффективное управление персоналом. Среди основных задач можно выделить:

• Прием и оформление сотрудников. Это ключевая задача кадровой службы, включающая заключение трудовых договоров, ознакомление работников с правилами внутреннего трудового распорядка и другими необходимыми документами.
• Составление штатного расписания. Кадровая служба разрабатывает и поддерживает в актуальном состоянии штатное расписание, что позволяет эффективно управлять численностью работников и планировать кадровые ресурсы.
• Внедрение системы поощрения труда. Кадровики разрабатывают положения о премировании и других формах поощрения работников, что способствует повышению мотивации и производительности труда.
• Разработка и ведение графика отпусков. Грамотно составленный график отпусков позволяет избежать кадрового дефицита и обеспечивает равномерное распределение отпусков среди сотрудников.
• Проведение аттестации сотрудников. Аттестация позволяет оценить квалификацию работников и выявить необходимость в их обучении или повышении квалификации.
• Составление планов по повышению квалификации. Кадровая служба разрабатывает планы по обучению сотрудников, что способствует их профессиональному росту и развитию.

Роль юриста в кадровом делопроизводстве

Несмотря на то, что кадровая документация обычно ведется силами самой организации, бывают ситуации, когда требуется помощь профессиональных юристов. Например, если на предприятии недостаточно ресурсов для составления всего пакета документации в кратчайшие сроки, или если необходимо провести аудит существующих документов на соответствие законодательным нормам.

Преимущества обращения к юристам для составления и анализа кадровых документов

Отдача кадровой документации на аутсорсинг может быть особенно выгодной для небольших компаний. В таких организациях менеджеры по персоналу часто не успевают своевременно подготовить все необходимые документы, особенно если речь идет о создании нового предприятия или разработке комплекса документов для вновь введенных норм. В таких случаях обращение к юристам позволяет сэкономить время и ресурсы, а также избежать ошибок при составлении документов.

• Экономия времени и средств. Юристы, специализирующиеся на кадровом делопроизводстве, имеют богатый опыт в составлении документации и знают все нюансы, связанные с оформлением кадровых документов. Это позволяет им выполнять работу быстро и качественно, что особенно важно, если документы необходимо подготовить в сжатые сроки.
• Гарантия юридической корректности. Юристы несут ответственность за достоверность и правильность составленных документов. Они внимательно следят за изменениями в законодательстве и обеспечивают соответствие документов всем актуальным правовым нормам.
• Снижение рисков и ответственность. Обращение к профессиональным юристам снижает риск возникновения ошибок, которые могут привести к судебным разбирательствам или штрафам со стороны проверяющих органов. Юристы также могут помочь в подготовке документов для представления в суде, если возникнут трудовые споры.

Когда нужна помощь юриста

Помощь юриста может потребоваться не только при составлении кадровых документов, но и при проведении анализа и аудита существующих. Например, при пересмотре коллективного договора, трудовых договоров или договоров о материальной ответственности. Юристы анализируют документы на предмет соответствия законодательству, выявляют несоответствия и предлагают корректировки. Это помогает избежать юридических рисков и обеспечивает защиту интересов работодателя.

Кроме того, юристы могут помочь в решении таких задач, как:

• Оформление документов иностранного гражданина. При привлечении иностранных граждан на работу в российские компании требуется соблюдение особых процедур и оформление специальных документов. Юристы помогают правильно оформить все необходимые бумаги, чтобы избежать проблем с миграционными и трудовыми инспекциями.
• Восстановление кадровой документации. В случае, если предприятие возобновляет работу после перерыва, может потребоваться восстановление утраченных кадровых    документов. Юристы помогают воссоздать документацию в соответствии с законодательством и требованиями контролирующих органов.
• Разработка нормативной документации. Юристы разрабатывают внутренние нормативные акты, такие как положения о внутреннем распорядке, инструкция по ОТ, порядок проведения аттестаций и другие документы, которые необходимы для соблюдения требований трудового законодательства.
• Подготовка документов для суда. При возникновении трудовых споров, юристы помогают подготовить кадровую документацию для представления в суде, обеспечивая защиту интересов работодателя.

Ведение кадровой документации - это сложный и ответственный процесс, требующий глубоких знаний трудового законодательства и внимательности к деталям. Ошибки, допущенные при составлении или оформлении кадровых документов, могут привести к серьезным юридическим последствиям, включая судебные разбирательства и штрафы. Поэтому привлечение профессиональных юристов для составления, анализа и аудита кадровой документации является важным и необходимым шагом для каждой компании.

Юридическая компания "Аккредо" предлагает своим клиентам полный спектр услуг по кадровому делопроизводству. Наши специалисты обладают богатым опытом и готовы помочь вам избежать всех возможных рисков, обеспечив юридическую чистоту и корректность вашей кадровой документации.