Ведение деловой переписки

Развитие и продвижение бизнеса подразумевает выход на новые рынки сбыта. Об изменении статуса компании с регионального на национальный можно говорить при появлении клиентов и партнеров в разных регионах нашей страны. Если же речь идет о появлении контрагентов за рубежом, то статус компании меняется на международный. Привлечение новых клиентов, заключение контрактов и договоров о сотрудничестве, ведение претензионной работы и т.д. с клиентами и партнерами, находящихся в других городах и странах, выполняется посредством деловой переписки – электронной, а в некоторых случаях и бумажной. От правильности ее ведения зависит четкость изложения требований или предложений, их понятность для контрагентов и положительное восприятие ими. Эту работу лучше доверить профессионалам – либо организовать штатный юридический отдел, либо заказать это услугу в юридическом центре «Аккредо» по договору аутсорсинга. Второй вариант предпочтительнее для небольших и развивающихся компаний, поскольку содержать укомплектованный юридический отдел не всегда рентабельно. Доверив ведение деловой переписки с контрагентами опытному юристу, вы можете не сомневаться в ее соответствии правовым нормам, что позволит использовать ее в качестве доказательства при разрешении споров в досудебном и судебном порядке.

Что представляет собой деловая переписка с контрагентом?

Деловая переписка с контрагентами – это популярный способ коммуникации по разным вопросам, от коммерческих предложений в плане возможного взаимовыгодного сотрудничества до претензионной работы. В настоящее время ее ведение практикуется, преимущественно, в электронном виде – посредством электронной почты и мессенджеров, где возможен, в том числе и обмен документами. Деловая переписка на бумажных носителях используется при отсутствии у контрагента электронной подписи и печати при необходимости подписания важных документов, имеющих юридическую силу, где необходима «мокрая» печать и «живая» подпись.

У деловой переписки с контрагентами есть свои правила и нормы, регламентируемые ГОСТ Р 7.0.97-2016. Некоторые виды деловой корреспонденции требуют использования специальных бланков, другие – заполнения обязательных реквизитов, среди которых логотип и полное наименование компании, местонахождение, ИНН, контактные данные и т.д. От правильности заполнения деловых документов зависит их юридическая сила и возможность использования в составе доказательной базы для разрешения споров, возникших при неисполнении или неполном исполнении контрагентами договорных обязательств.

Виды деловой переписки.

Контрагенты – это партнеры компании, с которыми налажены деловые связи. Чаще всего ими выступают клиенты (заказчики или покупатели) и поставщики (производители, посредники). В ходе совместной деятельности, при которой каждая сторона преследует свои цели в бизнесе, обмен информацией происходит в формате обмена письмами:

• информационными с официальным сообщением какой-либо важной информации, касающейся взаимного сотрудничества;
• сопроводительными, передающимися вместе с документами, товарной продукцией или оказанными услугами;
• напоминаниями – напоминающими о чем-либо, например, о необходимости оплаты выставленных счетов;
• претензионными (рекламациями) – при претензиях по качеству, срокам выполнения и т.п.;
• рекламными и т.д.

Все виды деловых писем имеют свои нюансы составления и оформления. Для их ведения лучше обратиться к профессионалам – квалифицированным юристам с большим практическим опытом деловой переписки.

Основные правила деловой переписки с контрагентами.

Как уже было упомянуто выше, при составлении и оформлении деловых писем нужно придерживаться строгих правил, обеспечивающих им юридическую силу. Это нельзя игнорировать, поскольку в случае возникновения разногласий с контрагентами и невыполнения ими договорных обязательств придется обращаться в суд для разрешения споров, и тогда деловая переписка войдет в состав доказательной базы, сможет склонить чашу весов правосудия в вашу сторону. Среди обязательных правил:

• указание в заключаемом контракте или договоре возможности электронной деловой переписки и ее условий;
• указание официального адреса электронной почты и реквизитов мессенджера, с которого будут приходить деловые письма, обязательные к прочтению;
• использование официально зарегистрированной электронной подписи и печати для подписания и заверения деловых писем и прочей корреспонденции.

Это – основные правила ведения деловой переписки с контрагентами в электронном виде, соблюдение которых обеспечивает ей юридическую силу, но на самом деле их гораздо больше. И все они обязательны к соблюдению.

Преимущества обращения к профессионалам.

При отсутствии штатного юриста ведение деловой переписки с контрагентами, в том числе и в электронном формате, лучше передать на аутсорс проверенному юридическому центру, где работают высококвалифицированные специалисты с большим опытом. Они возьмут на себя ведение:

• договорной работы;
• претензионной работы;
• рассылки деловых писем;
• взаимодействие с контролирующими и надзорными органами;
• исковых заявлений и т.д.

Эту услугу в Москве предлагает юридический центр «Аккредо». Ее можно заказать по телефону или онлайн либо посетив наш офис.