Оформление делового письма

Деловые письма – это обязательный атрибут деловой корреспонденции. С их помощью происходит обмен информацией между контрагентами, находящимися в разных городах, регионах и странах. Они бывают электронными и бумажными. К составлению и оформлению деловых писем предъявляются строгие требования – только в этом случае они будут иметь юридическую силу и могут использоваться в качестве весомых доказательств при разрешении споров, возникающих в досудебном и судебном порядке, касающихся невыполнения или неполного выполнения контрагентом договорных условий. Оформлением деловых писем занимается юридический отдел. Его содержание в штате могут себе позволить только крупные, твердо стоящие на ногах корпорации. Небольшие компании предпочитают доверить ведение деловой переписки профессиональным юристам по договору аутсорса. Эту услугу в Москве предлагает юридический центр «Аккредо», где работают квалифицированные специалисты с большим практическим опытом.

Виды деловых писем.

Деловые письма бывают электронными и бумажными. Первые чаще используются для деловой переписки перед заключением договора и в ходе сотрудничества. Среди них:

• письма-предложения;
• письма-извещения;
• письма-претензии;
• письма-сопровождения;
• письма-напоминания;
• письма-уведомления;
• информационные письма;
• рекламные письма и т.д.

У каждого вида делового письма свое назначение и содержание, но общее оформление в плане обязательных реквизитов и подтверждения принадлежности определенному субъекту бизнеса. Электронные письма имеют юридическую силу только при условии заверения электронной подписью и печатью, которая изготавливается в установленном порядке и предназначена для электронного документооборота. Без электронной подписи и печати вся деловая переписка по е-мейл, в мессенджерах и т.д. считается предварительным соглашением, не имеющим юридической силы, поэтому дублируется в бумажном виде. Например, сначала отправляется письмо-извещение по электронной почте, что позволяет получателю ознакомиться с его содержанием практически в режиме реального времени, а затем, такое же точно письмо, распечатанное на бумаге с «живой» подписью и «мокрой» печатью, отправляется по почте с уведомлением о получении и вложением. Только в этом случае оно будет иметь юридическую силу и может использоваться в составе доказательной базы для разрешения споров.

Какие правила оформления делового письма?

Все виды деловых писем имеют единый порядок оформления, регламентированный ГОСТ и другими нормативами, которыми допускается их составление на фирменных бланках с отпечатанными заранее обязательными реквизитами субъекта хозяйствования, среди которых:

• полное наименование;
• местонахождение;
• ИНН;
• контакты и т.д.

Это позволяет получателю сразу понять, от кого пришла данная корреспонденция – кто ее автор. Упомянутыми выше нормативами регламентируется и содержание деловых писем, которое должно быть максимально лаконичным, небольшим по объему и посвященным только одному вопросу, либо нескольким вопросам, но связанным друг с другом. В идеале содержание делового письма, независимо от вида и назначения, должно помещаться на одном листе формата А4. Вся деловая корреспонденция, оформляемая в бумажном виде, должна иметь краткий и четкий заголовок, позволяющий сразу понять, о чем ниже пойдет речь.

Кто занимается оформлением деловых писем?

Оформлением деловых писем в крупных корпорациях занимается юридический отдел, который берет на себя:

• работу с договорами и контрактами;
• претензионную работу;
• уведомление об изменениях, касающихся партнерской деятельности;
• составление и отправку ответов на полученные письма и т.д.

Небольшим и вновь созданным компаниям содержать в штате юридический отдел и даже одного штатного юриста нерентабельно, но нельзя допустить к оформлению деловых писем случайных людей. Подобная экономия может выйти боком в случае, если придется обращаться в суд для разрешения споров, связанных с неисполнением недобросовестным партнером условий договора и не только, и собирать доказательную базу. Правильным решением будет заказать оформление деловых писем квалифицированным юристам по договору аутсорсинга. Высококлассным специалистам можно доверить ведение всей деловой переписки компании, чтобы быть на 100% уверенным в правильности ее составления и оформления, в том, что все деловые письма и прочие документы, входящие в состав деловой корреспонденции, имеют юридическую силу.

Преимущества оформления деловых писем юристами по аутсорсу?

Нельзя недооценивать важной деловой корреспонденции, без которой не обходится деятельность ни одной компании. От того, насколько она правильно составлена и оформлена зависит ваша юридическая защищенность в случае досудебного решения споров и разбирательств в суде. Услуга ведения деловой переписки по договору аутсорса, которую предлагает в Москве наш юридический центр «Аккредо», гарантирует вам:

• экономию денег – оплата услуг квалифицированных юристов «со стороны» обойдется ваш дешевле содержания штатного юридического отдела;
• экономию времени – вам не придется выкраивать время, чтобы проверить ведение деловой переписки, высококлассным специалистам можно доверять.

Ведение деловой переписки компании опытными юристами по договору аутсорсинга в юридическом центре «Аккредо» можно заказать, обратившись в офис в Москве, а также онлайн и по телефону.