Написание делового письма
Деловые письма – это обязательный атрибут деловой переписки. Ими обмениваются друг с другом деловые партнеры – клиенты, заказчики, покупатели, поставщики и прочие контрагенты. Написание делового письма кажется простым и понятным только на первый взгляд. На самом деле строгие требования предъявляются не только к его оформлению, но и содержанию. Каждое деловое письмо преследует определенную цель. Она должна быть понятно донесена до получателя – от этого будет зависеть его ответ и польза, которую он принесет отправителю. Кроме того, не забывайте, каждое написанное вами деловое письмо, независимо от формы, в которой оно направлено (бумажное или электронное), может сыграть против вас – при досудебном или судебном разбирательстве при возникновении корпоративных споров. Ведение деловой переписки лучше доверить профессионалам – квалифицированным юристам с блестящим знанием действующего законодательства и практическим опытом. Крупные корпорации имеют штатных юристов или полноценный юридический отдел, в компетенцию которого входит деловая корреспонденция, а небольшие и развивающиеся компании могут заказать эту услугу по договору аутсорса в юридическом центре «Аккредо».
Что такое деловая переписка?
Деловой перепиской называют общение между контрагентами в письменном виде в процессе совместной финансово-хозяйственной деятельности, то есть обмен деловыми письмами:
- запросами;
- предложениями;
- извещениями;
- сообщениями;
- требованиями;
- рекомендациями;
- приглашениями и т.д.
Отдельных слов заслуживает претензионная работа, которая также проводится в формате деловой переписки. Необходимость в ней возникает при спорах между партнерами при причине неисполнения или неполного исполнения договорных условий. Претензионная работа проводится в рамках досудебного урегулирования спора, которое предшествует судебному разбирательству в случае, если поставленные перед ним цели достигнуты не будут. В этом случае результаты претензионной работы можно использовать в качестве весомых доказательств в суде, который инициируется одной из сторон для окончательного решения спора.
Что такое деловое письмо?
Деловым письмом называют официальный документ, который лежит в основе деловой переписки. Он содержит:
- все обязательные реквизиты компании-отправителя – наименование, местонахождение, контактные данные и т.д.;
- краткое содержание – его размер, в идеале, не должен превышать одного листа А4, касаться только одно вопроса (или нескольких вопросов, но тесно связанных между собой);
- подпись и печать компании-отправителя.
Подпись должна быть «живой», а печать – «мокрой». Это касается и электронных писем. В случае, если у компании нет электронной цифровой подписи и печати, каждое электронное письмо в обязательном порядке должно быть продублировано бумажным письмом, отправленным по почте с уведомлением о получении и вложением.
Электронные деловые письма используют для передачи важной информации контрагенту в режиме реального времени, поскольку бумажные письма идут по почте не менее нескольких дней. При отсутствии цифровой подписи и печати, подтверждающей принадлежность к определенной компании, они не имеют юридической силы и не могут использоваться в составе доказательной базы при отстаивании своих интересов в суде.
Порядок написания делового письма.
Написание каждого делового письма начинается с подготовки. Это – один из важных этапов ведения деловой корреспонденции. От него зависит содержание деловой переписки и достижение поставленных перед ней целей. Никогда не забывайте о том, что каждое деловое письмо может быть использовано против вас на судебном разбирательстве, поэтому тщательно продумайте содержание и вычитайте его перед отправкой. Но, прежде всего, подготовка, включающая в себя:
- детальное изучение сути вопроса;
- проведение анализа законодательной базы;
- сбор данных – изучение ранее отправленных и полученных писем, касающихся затрагиваемой темы;
- составление предварительного проекта письма и его согласование с руководителем, имеющим право подписи;
- оформление письма в соответствии с требованиями действующего законодательства;
- подписание письма первым руководителем и заверение его подписи печатью компании;
- отправка письма получателю по электронной почте и, при необходимости, его оригинала в бумажном виде.
При составлении деловых писем важна психология ведения бизнеса. Целью деловой переписки также, как и деловых переговоров, является либо получение выгодного предложения от противоположной стороны, либо ее согласия на ваше предложение. В этом контексте и должно составляться каждое деловое письмо, приветствуется соблюдение делового этикета, присутствие ссылок на законодательные нормы, указание конкретных фактов и преимуществ предложения. При составлении претензии важно добиться от контрагента либо согласия с ней, либо ответа.
Преимущества обращения к профессионалам.
При отсутствии юридического отдела в штате компании ведение деловой переписки лучше доверить профессиональным юристам из юридического центра «Аккредо» по договору аутсорсинга, которые возьмут на себя, в том числе и написание деловых писем с предварительной подготовкой их содержания. Эту услугу можно заказать по телефону или онлайн либо посетив офис «Аккредо» в Москве.
