Деловая переписка

Деловая активность любого предприятия предполагает ведение переговоров, а также любые взаимоотношения с подрядчиками, заказчиками, партнерами, которые происходят не только в устной форме или телефонных разговорах, но и при помощи переписки – в бумажном или электронном виде. Поэтому, очень важно умение работать с документами, правильно оформлять письма, четко формулировать предложения и отвечать на встречные запросы.

Для более эффективного ведения деловой переписки, компании часто прибегают к услугам сторонних организаций, которые специализируются на оказания подобных услуг. Преимуществом обращения к юристам, выполняющих работу на аутсорсинг, является их огромный опыт в оформлении документации, а также гарантии недопущения ошибок, так как на кону стоит репутация фирмы.

Деловую переписку выгодно вести еще по одной причине: часто письма могут стать доказательствами во время судебных разбирательств. Для этого нужно при оформлении деловой документации выдерживать ряд установленных законодательством требований.

Виды деловых писем

Профессиональные юристы выполняют работу по составлению деловой документации, которая делиться на несколько видов:

• оферты или письма-предложения – в них юристами изъявляется желание клиента заключить соглашение, а также подробно описываются условия будущего сотрудничества;
• письмо-запрос – деловое письмо, которое направляется в государственную или частную организацию с целью предоставления нужной информации;
• рекламация или письмо-претензия – в данном виде делового письма предъявляется претензии к компании о нарушении условий договора об оказании услуг или поставке товара;
• гарантийное письмо – в нем юристы в лице клиента дают гарантии о выполнении взятых на себя обязательств, что способствует повышению лояльности контрагента;
• письмо-уведомление – в данном документе контрагенту или заказчику сообщают об изменившихся условиях работы компании или других фактах, имеющих правовые последствия, например, банкротстве компании;
• письмо-напоминание – данный вид деловой переписки, является способом предупредить контрагента о юридических и финансовых последствиях невыполнения взятых им обязательств по договору;
• письмо-просьба – в подобном документе излагается просьба выполнить или прекратить действия, приводятся аргументы выгодности данного шага, ссылаются на нормы законодательства.

Ведение деловой переписки с контрагентом

Главным требованием по ведению деловой переписки с контрагентом является указание в основном соглашении возможности обсуждать изменения условий договора во время деловой переписки. При этом в документе следует описать следующие моменты:

• адреса электронной почты, с которых будут приходить письма контрагенту;
• перечень уполномоченных лиц по ведению деловой переписки. Например, если письмо поступило с официального электронного ящика, но подписано не уполномоченным руководителем предприятия, а его менеджером, то документ могут признать недействительным, а договоренности, прописанные в нем, не выполнять.

Если е-мейл адреса не указаны в соглашении, их можно прописать в дополнительном договоре.Кроме e-мейл адреса, в соглашении можно указать реквизиты мессенджера и реквизиты телефона, к которому он привязан. Но в этом случае есть риск удаления сообщений, а для их возобновления потребуется посылать запрос в компанию, предоставляющую услуги данного вида коммуникаций.

Еще одним важным требованием при ведении деловой переписки с контрагентом является заверение электронной подписью всех отсканированных документов. Только наличие электронной подписи, при отсутствии оригинальной документации, делает сканы действительными. Не следует обсуждать во время электронной переписки изменения условий договора, так как контрагент может начать работу по новым условиям, сразу же по окончанию переговоров, а это чревато проблемами.

Требование к оформлению деловых писем

Деловые письма, если это касается бумажных вариантов, оформляются на специальном бланке с подписью уполномоченного лица – руководителя предприятия или его заместителя. Все официальные письма организации должны быть выдержаны в определенном стиле. Не допускается употребление разговорных выражений, а также технических терминов, непонятных широкой общественности. Если необходимо выделить важные моменты в тексте, их обозначают курсивом.

Каждую отдельно выраженную мысль письма необходимо начинать с отдельного абзаца.

В деловом письме должны отсутствовать какие-либо исправления или помарки. В письме должен рассматриваться только 1 вопрос, допускается рассмотрение нескольких вопросов, если они между собой взаимосвязаны. Письмо должно быть составлено в лаконичной форме, небольшое по объему, в идеале помещаться в бумажном варианте на одном листке бумаги формата A4.

Заголовок письма должен быть кратким и отражать суть его содержания.

Реквизиты отправителя должны быть четкими и полными.

Подготовка к написанию делового письма

Перед тем, как составить документ и отправить его адресату, юристы должны тщательно подготовиться, чтобы избежать в дальнейшем ненужных проблем. Различают несколько этапов при подготовке делового письма:

• изучается детально сущность вопроса, проводится анализ законодательной базы;
• собираются данные из предыдущих писем на заданную тему;
• составляется предварительный проект документа;
• согласовывается проект (если есть в этом необходимость) с заказчиком;
• письмо подписывается уполномоченным лицом.

При составлении делового письма важно учитывать психологические аспекты бизнеса, поскольку цель переговоров с партнерами и клиентами заключается в достижении взаимовыгодного результата. В юридическом центре «Аккредо» вы можете воспользоваться услугами юриста по аутсорсингу, включая помощь в деловой переписке. Важно соблюдать деловой этикет, опираясь на законодательные нормы, подчеркивая преимущества предложенных решений и делая акцент на фактах. Такой подход поможет добиться нужного ответа, особенно в случае выдвижения претензий.